Enjeux
Les formulaires papier ne sont peut-être plus à la mode, mais ils semblent résigner à rester dans certains secteurs/domaines/industries. Après tout, le papier reste une manière simple, efficace et peu dispendieuse de relever la condition d’un équipement, de remettre un bon de commande ou de rapporter des éléments d’inventaires.
Les raisons pour lesquelles le formulaire reste encore bien en vie sont triples
1- Contexte environnemental
Le soleil rend la lecture difficile sur une tablette; le froid ou les équipements de protection peuvent rendre impossible l’utilisation d’un appareil numérique. Dans certains contextes, tel que dans le puits d’une mine, l’utilisation de tablette numérique est parfois tout simplement impossible en raison des conditions difficiles du milieu, de l’humidité, eau et poussières.
2- Le temps au chantier
Il est vrai que l’utilisation d’un formulaire numérique peut prendre plus de temps sur le chantier. L’objectif de transformer numériquement le processus d’acquisition de données terrain est plutôt de diminuer le temps de numérisation des formulaires papier une fois complétés. Dans son ensemble, le processus coute moins cher.
Toutefois, le temps sur le chantier est parfois limité. Prendre plus de temps au chantier quand le temps est compté est parfois impossible.
3- Compétence numérique
Il faut se l’avouer, encore bien des gens n’ont pas les compétences, la capacité ou le désir de s’adapter à la transformation numérique à tout prix. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre qualifiée, un employeur fait le choix conscient de ne pas brusquer le changement.
Même s’il s’agit de trois raisons bien réelles, la numérisation des formulaires papier coute très cher et prend beaucoup de temps. Selon nos entrevues, les entreprises minières peuvent employer jusqu’à 4 personnes exécutées cette tâche. Mais cela peut sembler mineur lorsque nous savons qu’il peut se passer deux semaines ou plus entre la complétion du formulaire et l’apparition des résultats pour analyse dans les systèmes.
Solution proposée
En réponse aux trois freins évoqués, nous suggérons une solution de compromis qui ne bousculera pas les utilisateurs du papier sur le terrain, mais aura des répercussions positives sur la rapidité du processus.
Nous proposons un guichet de numérisation automatique des formulaires papier capable de lire les questions et les réponses, de consigner les réponses dans une base de données structurées et de transférer les résultats de formulaire dans les systèmes demandés.
D’un point de vue technique, nous utiliserons une caméra numérique dans une boite semblable à un scanner conventionnel. Un lecteur prendra une photo et un système de reconnaissance de caractères par intelligence artificielle assurera une compréhension du texte et du type de formulaire. Les données seront consignées dans une banque de données choisies par le client. Une fois centralisées, les données seront ensuite transférées via API dans les systèmes du client.
Bénéfices
En automatisant le processus de numérisation et le transfert d’information aux bons systèmes, l’entreprise optimise son processus d’acquisition de données et rend disponible les données aux bons endroits, afin de prendre les décisions nécessaires. Elle est ainsi en mesure de réduire les opérations manuelles, allouer les ressources humaines à des tâches à haute valeur et diminue les risques d’erreurs de saisie.
