Cas d'usage 03

La procédure passe l'audit sans course de dernière minute

Arrivez en audit avec des documents déjà versionnés, approuvés, signés et traçables jusqu'à la preuve terrain.

La réalité aujourd'hui

Trois semaines avant l'audit, les équipes suspendent leurs travaux courants

L'audit est annoncé. On sort la liste des procédures, on cherche les versions à jour, on découvre que deux documents circulent pour la même tâche et qu'aucun n'est signé.

Les approbations sont obtenues dans l'urgence, auprès de signataires qui n'ont pas eu le temps de relire. Ce qui est censé être une vérification devient un exercice de rattrapage.

L'auditeur, lui, ne demande pas juste le document. Il demande qui l'a approuvé, quand, sur quelle version, et sur quelle base vous affirmez qu'il s'agit encore de la bonne méthode. C'est là que les écarts apparaissent.

Avec Prism

La preuve est déjà dans le document

Chaque procédure publiée porte son numéro de version, sa date de révision, son propriétaire, son réviseur nommé et la signature du propriétaire du document. Le tableau de révisions donne l'historique complet.

Le circuit d'approbation est le chemin normal, pas une formalité de fin de projet : révision technique, approbation santé-sécurité quand elle s'applique, puis signature. Chaque geste est journalisé avec l'acteur et l'horodatage.

Et quand l'auditeur demande sur quoi la méthode est fondée, un code QR le mène à la vidéo terrain d'origine. Peu de systèmes documentaires peuvent fournir cette preuve.

AVANTAPRÈS
Deux versions du même document en circulationUne version publiée, clairement identifiée
Approbations obtenues à la courseCircuit d'approbation suivi et daté
Aucun journal de qui a modifié quoiJournal d'audit complet, par site
Rien qui relie le document à la réalité du terrainCode QR vers la vidéo source

Ce qui rend ça possible

Trois fonctions, pas un catalogue

Contrôle documentaire

Versions, signatures, propriétaire du standard, tableau de révisions, numérotation de document contrôlé, export PDF signé.

Circuit d'approbation

Étapes obligatoires, affichage de qui doit agir et depuis combien de temps, retour au rédacteur avec commentaires.

Journal d'audit

Horodatage, événement, objet, acteur, site. Des modifications d'étape jusqu'aux retraits de droits et aux publications.

Pour qui

Les rôles touchés dans ce scénario

L'équipe qualité

Elle prépare un dossier d'audit avec des documents déjà conformes, sans campagne d'urgence.

Le responsable SST

Il approuve dans le circuit, avec le droit d'exiger une correction avant publication.

Le propriétaire du document

Il signe en connaissance de cause, et sa signature reste attachée à la version exacte.

L'horizon

D'un audit réussi à une conformité qui se tient toute l'année

Quand la piste documentaire est produite au fil de l'eau, l'audit devient une lecture, pas un projet. La même mécanique se réplique ensuite site par site, avec des gabarits propres à chacun et une vue d'ensemble pour la direction.

Une plateforme, tous les sites, toutes les langues →

Prenez la procédure la plus scrutée de votre site

On vous montre sa fiche de contrôle documentaire, son circuit d'approbation et son journal d'audit.

Demander une démo
Longue galerie souterraine éclairée, gaine de ventilation jaune au plafond, un travailleur casqué debout sur le côté.